Publipostage avec OpenOfficeorg

Un publipostage, ou mailing, consiste à créer un document dont certains champs seront remplis à partir d’une liste de données externes.
Pour mon exemple, j’utilise donc un document Calc (tableur) contenant une liste d’adresse et une lettre rédigée avec Writer (traitement de texte), les noms et adresses du destinataires seront issus du document Calc.

Ces essais ont été réalisés avec la version 3.1.1 d’OpenOffice.org sur un poste fonctionnant avec GNU/Linux Ubuntu Karmic Kaola (9.10).

La source de données

Pour réaliser un publipostage, il faut une source de données et il faut qu’elle soit liée à notre document texte. La méthode est décrite sur cette page : rajouter une source de données dans OpenOffice.org.
Dans mon exemple, le fichier de données se nomme adresses.ods.

Le document de publipostage

Il faut créer un document Writer qui va contenir le texte de la lettre et certains éléments seront issus de la source de données.

Créer son document texte

Dans mon exemple, j’ai choisis de faire une lettre personnalisée qui sera adressée à la liste de destinataire contenu dans le fichier Calc.
Mon document commence par la date de rédaction suivie du nom du destinataire puis du texte du courrier.

Dans cet exemple, la date et les destinataire sont des champs fixes, il faut les rendre dynamiques pour personnaliser le courrier.

Insérer des champs dynamiques

Le premier champ à modifier et la date de rédaction du courrier de sorte qu’elle sera mise à jour à chaque utilisation du modèle.
Il faut sélectionner la date et utiliser le menu Insertion > Champs > Autres, on retrouve la fenêtre de sélection des champs qui a déja été utilisée pour ouvrir la source de données. Dans l’onglet Info document, on sélectionne le champ Modifié et la Date pour obtenir la date de création du publipostage ; il faut également choisir le format d’affichage de cette date dans la colonne de droite.

Le deuxième champ à rendre dynamique est le destinataire. Il faut sélectionner la zone de texte à modifier et dans l’onglet Base de données de la fenêtre de choix des champs on va sélectionner les informations à insérer. Pour notre exemple, on choisit les champs Civilité, Nom et prénom.

Pour déplier le contenu des données d’adresses, il faut double cliquer sur le nom de la source de données

On obtient un document qui ressemble à ceci :

Il ne faut pas oublier d’insérer un espace entre chaques champs du destinataire.
Si la date ne s’affiche pas, il faut enregistrer le fichier et elle apparait normalement.

Il ne faut pas oublier d’enregistrer son document après avoir insérer les différents champs.

Utiliser son document de publipostage

Le document obtenu ne contient pas encore les noms des destinataires ; pour qu’ils apparaissent, il suffit d’imprimer le document.
Lors de l’impression, il faut confirmer qu’il s’agit d’une document de publipostage.

Dans la fenêtre d’impression, la source de données est visualisée. Il y a plusieurs options possibles : imprimer tous les champs ou uniquement quelques uns, imprimer sur papier ou dans un ou plusieurs fichiers …
Pour tester le résultat, j’ai choisis d’imprimer le courrier pour la première adresse et le résultat est dirigé vers un fichier dans le nom sera constaitué du nom du destinataire.

Au final, on obtient le courrier suivant :