Rajouter une source de données dans OpenOfficeorg

Les suites bureautique sont composées de plusieurs outils pouvant utiliser des données communes. Pour OpenOffice.org, il est parfois utile d’exploiter des données de Calc (tableur) dans Writer (traitement de texte) en particulier pour faire des publipostages (mailing) ou des impressions d’étiquettes.

Pour réaliser ce genre d’opération, il est nécessaire de créer une liste de données dans Calc, puis de lier cette source de données dans Writer.

Ces essais ont été réalisés avec la version 3.1.1 d’OpenOffice.org sur un poste fonctionnant avec GNU/Linux Ubuntu Karmic Kaola (9.10).

Créer la liste de données

Cette liste va être créé dans le tableur Calc, il faut donc lancer l’application OpenOffice.org et créer un nouveau fichier de type tableur.
Pour mon exemple, j’ai créé une liste d’adresse afin de pouvoir réaliser un publipostage ou l’impression d’étiquettes.

Le fichier contient une feuille nommée Adresses, les deux autres feuilles sont vides. il a été enregistré sous le nom adresses.ods.

Il est possible d’avoir plusieurs liste d’adresses différentes dans le même fichier, chacune sera créés dans une feuille différente ; elles permettront de réaliser plusieurs types de publipostages à partir d’une source unique.

Lier la source de données

Pour exploiter cette liste de données, il faut la lier à Writer. Il faut donc créer un nouveau document texte et aller dans le menu Insertion -> Champ > Autre, on obtient la fenêtre de sélection de la source des données.
Dans cette fenêtre, il faut sélectionner Parcourir et choisir le fichier Calc adresses.ods créé précédemment, il se rajoutera dans la liste des sources de données disponibles.

Dans cette copie d’écran, on voit que mon fichier adresses (adresses.ods) a été rajouté et que la feuille Adresses contient des champs de données (titres de colonnes).
Pour développer le contenu de la source de données, il faut double cliquer sur son nom.

La fenêtre de sélection de la source de données peut être laissée ouverte à coté du document de travail, elle servira également pour sélectionner les champs à insérer.